如何避免会议泛滥成灾?

2019-10-20 09:35 | 来源:未知

如何避免会议泛滥成灾?

现代社会中不管是政府部门还是商业公司,会议都有越开越多的趋势。一位朋友就职于一家高新技术企业,那是天天开会。一天最少开三次会,早上上班前一次,中午上班前一次,下午下班后一次,有的时候还有加的会。现在,倒闭了!

这样低效的会议会占用员工大量执行的时间。员工参加的会议越多,时间越久,成本就越大。

避免无效的或低效的会议,才能节省资源,使组织更高效的运转,需要做好会议管理。

如何避免会议泛滥成灾?

 

那么如何做好会议管理?

做到以下有几条原则,那就能将会议开成高效的会议。

1、目的/议题明确。

开会要有一个目的或者说议题,目的就是要解决什么问题。然后围绕要解决的问题谈建议、谈看法、谈解决方法,其他的废话少说。

2、短而高效。

会议时间的设置,尽量往时间短里设置。能用一句话说完的,就别用两句话。开会前,要预估好结束的时间,尽量在规定的时间内结束,以免耽误大家的工作。

3、要有拍板人在。

没有拍板人的会议,很可能是无效的。如果公司出了某项问题,开会的都是平级的部门负责人,那这个会议基本是无效的,因为大家都只会推脱责任,相信开一个下午,该解决的问题没有解决,散会后,该有的解决方案没有。

4、会议是解决问题的最后选择。

很多公司布置任务要开会,听取汇报要开会,相互沟通要开会,任命要开会,表彰要开会等等。明明一两句话就能解决的问题,非要开会!明明走到员工身边就能交代的事情,非要开会!其实很多情况,完全没有必要采取会议这种方式解决问题。

5、会前做好准备。

开会前做好场地、设备、资料、人员的准备,事先做好参会人员的通知,必要时做好订餐的准备。

6、会后要有追踪。

开会后要有会议纪要,最主要记录需要完成的事项,有责任人,完成时间,验收和通报等。

会议是不可避免的,但是开高效的会议,才不至于为了开会而开会。